Elektronisk signering

Tech info

• Elektroniska underskrifter

• Det finns två olika sätt att använda tjänsten för elektroniska underskrifter:

  • En webbapplikation för att manuellt skapa ett ärende för elektronisk underskrift med en eller flera personer engagerade i processen. Personer kan både vara anställda samt externa individer
  • Integration med API från verksamhetssystem.
• 

• Signing workflow

• 

• De fyra stegen för att skapa ett underskriftsärende

  1. Namnge ärende, beskrivning och addera ett slutdatum.

  2. Välj personer som skall inkluderas antingen anställda och/eller medborgare.

  3. Addera ett PDF-dokument som skall skrivas under elektroniskt.

  4. Se en sammanställning över ärende och klicka på ”Skapa”.
  Notifieringar skickas till alla personer i ett e-postmeddelande.

• Prioriterad ordning

  Skräddarsy ordningen av undertecknare för varje ärende genom att ange en prioritet för grupper av personer som elektroniskt ska signera en handling. Alla processer för meddelanden och påminnelser stöds för en sekventiell ordning av undertecknare.

• Några grundbegrepp

• Elektronisk underskrift

  En elektronisk underskrift gör det möjligt att bevisa att en handling är underskriven av en eller flera personer:

  • Det går att verifiera riktigheten/äktheten i handlingen
  • Att handlingen inte har blivit modifierad sedan den signerats
  • Att handlingen är giltig
  • En e-underskrift är personlig och kopplad till en individ. När någon skriver under med en e-underskrift knyts dennes identitet till den elektroniska handlingen.
  • Först utförs godkänd legitimering med t.ex. tjänstekort eller för externa individer t.ex. BankID
  • Dokumentet visas för användaren som sedan kan välja att signera dokumentet. Tjänstekort eller BankID kommer då användas en gång till för att slutföra den elektroniska underskriften.

• Attest

  En attest av att någonting är korrekt och giltigt styrks vanligtvis med en underskrift, i regel utan vidimering.

  Vid elektronisk attestering sker i regel någon form av säkerställande av att rätt person utför uppgiften.

  Attestering innebär att information om vem som utfört en viss uppgift och när sparas i tjänst/applikation.

• E-stämpel/sigill

  E-stämpel kan påföras för dokument som används officiellt utanför organisationen.

  Är inte personlig utan representerar organisationen (t.ex. kommunen).

  En e-stämpel garanterar att informationen är oförvanskad vid tillfället för skapandet

• Dokument Signering

  Uppladdat dokument visas för användare så att innehåll kan verifieras innan underskrift påföres
  “What You See Is What You Sign”

  Sammanfattning av signaturer

  På sista sidan i en avancerad elektronsikt underskriven PDF kan en sammanfattning automatiskt adderas. Detta kan underlätta för mottagaren att enkelt få information om vilka parter som har skrivit under dokumentet. Vidare hjälper denna visuella sammanfattning om dokumentet ska skrivas ut på papper

• 

• PDF/A-1a validering

  Då en EU-godkänd elektronisk PDF-dokument ska vara av fil-formatet PDF/A-1a har vi underlättat hantering av dessa dokument. Vid uppladdningstillfället valideras att formatet på PDF-dokumentet alternativ informerar slutanvändaren att dokumentet inte är av korrekt PDF-format.

   

  Läs teknisk info här:

• Integrerad valideringstjänst som kan användas både externt som internt.

  Signatur och innehåll kontrolleras så att ingen förändring är tillförd. Utfärdande CA verifierar att certifikat vid underskrift var giltigt.

  En publik url kan användas för att externa personer skall kunna verifiera ett utgivet dokumentet.
  Verifikationen visar att dokumentet är oförändrat och visar inkluderade signaturer

• 

• Indirekt underskrift (federerad underskrift)

  Indirekt underskrift innebär att användaren inte behöver ha en lokal klient, som t.ex. BankID, när hen utför en elektronisk underskrift.
  Detta kräver att användaren bevisar sin identitet med en stark autentiseringsmetod, t.ex. ett e-ID från alla godkända medlemsstater inom EU. När e-ID utfärdas från andra EU-länder är det omöjligt att stödja alla olika lokala klienter som finns.

  Utifrån den starka autentiseringen skapas sedan förutsättningarna för en elektronisk underskrift.

• Hur kan jag veta att en PDF har minst en elektronisk underskrift?

  Använd applikationen Adobe Reader för att öppna dokumentet. Om dokumentet har en elektronisk underskrift är dokumentet låst för redigering och en blå informationsruta visas upp. Om någon försöker redigera dokumentet bryts den elektroniska underskriften och underskriften anses inte vara giltig längre!

• 

• Vilka underskrifter finns på ett dokument?

  Dokument som har en elektronisk underskrift kan i vänster marginal i Adobe Reader visa en ”penna”. Här kan man se vilka elektroniska signaturer som finns på dokumentet. Observera att det kan vara från enskilda personer och/eller ett sigill som visar att en organisation står bakom dokumentets elektroniska underskrift.

  Detta sigill eller stämpel som det kallas ibland är inte bundet till en fysisk person.

• 

• Elektronisk underskrift av en transaktion

  En underskrift av en transaktion skiljer sig ifrån underskrift av ett dokument av typen PDF. För att exemplifiera skillnaden använder vi nedan ett exempel med ”Swish” som applikation från en mobil.

• 

• Vanliga frågor

• Är en inskannad underskrift en e-underskrift?

  I sin enklaste form kan en e-underskrift bestå av en inskannad namnteckning som klistras in i till exempel ett Word-dokument. En sådan ”enkel” e-underskrift är dock lätt att förfalska och kan inte knytas till undertecknaren.

   

  Vi rekommenderar därför att en så kallad avancerad elektronisk underskrift används när det ställs höga krav på säkerhet.

   

  En avancerad elektronisk underskrift kräver att användaren identifierar sig och kan knytas exklusivt till undertecknaren. Den kan dessutom användas för att kontrollera om dokumentet ändrats efter att det undertecknats.

  Källa: https://www.digg.se/digital-identitet/e-underskrift

• Verifiering av dokument

  För dokument med inbäddad signering kan programvara användas för verifiering.  exempelvis Acrobat Reader. Dock stödjer Adobe en begränsad mängd certifikat initialt. På grund av detta är det viktigt att slutanvändarna är medvetna om att Adobe Reader inte flaggar dokumentet med ”en grön ikon” om Adobe Reader inte känner igen använt certifikat. Observera att detta inte betyder att använda signeringar är ogiltiga utan endast att Adobe Reader inte litar på inblandade certifikat!

  En variant som ofta ses är en textruta på sista sidan i det undertecknade dokumentet där det kan stå digital signatur, dag och klockslag, samt namn på undertecknare: Detta för att underskriften ska upplevas som mer lättillgänglig.

   

  Det är dock ingen juridiskt giltig underskrift utan bara information som måste verifieras.

   

  Källa: Sambruks dokument ”Praktisk erfarenhet kring e-underskrifter, kapitel 5

• Versioner av PDF

  Den juridiska utgångspunkten för användandet av PDF/A för myndigheter är kap. 3 § 4 i RA-FS 2009:2, där giltig format för arkivering av kontorsdokument är PDF/A-1. Det finns därmed inget rättsligt stöd för att använda PDF/A-2 eller -3. Riksarkivet utreder dock frågan om att använda PDF/A-2 eller -3 för långtidslagring av digitala allmänna handlingar.

  Källa: Riksarkivet om PDF/A i avsnittet ”Frågor och svar om PDF/A”

• Skapa PDF/A från Word

  Word for Windows har en funktion att spara som PDF/A.

  Välj ”Options”.

•